La comunicazione è più di un’arte, è una scienza che si può affinare

Politica, affari e sport. Ogni giorno i media ci forniscono notizie, le discussioni sono interconnesse e ognuno va alla sua intervista o al briefing con la stampa alla radio e alla televisione. Come te, mi prendo il tempo per istruirmi, e forse come te, sono spesso sbalordito dagli aspetti negativi della scarsa comunicazione e dalla mancanza di profondità di alcuni discorsi e molte affermazioni. Se questo è particolarmente evidente tra alcuni politici, allora questa osservazione è del tutto vera nel mondo degli affari.

Il mondo degli affari non è abituato ai media, cosa a volte temuta. Ma questa paura è spesso giustificata da una certa riluttanza a comunicare in pubblico in generale. Molti imprenditori hanno ancora paura di parlare in pubblico, tenere una conferenza o condurre una riunione. Un ostacolo che può limitare la visibilità delle loro competenze e conoscenze, privandoli probabilmente di molte opportunità di lavoro. Non c’è bisogno di paragonarsi a un grande pulpito o a quegli oratori che hanno il potere di riunire le folle attraverso i loro discorsi… L’asticella è molto alta, ma poche semplici regole, un po’ di buon senso e una buona preparazione saranno sufficienti per il più riluttante a uscire a pieni voti da questo esercizio Difficile.

Oltre a una buona preparazione che ci permetterà di considerare tutti gli scenari possibili, anticipare le domande più precise e avanzare argomenti rassicuranti, soprattutto nel periodo di gestione delle crisi, uno dei passi più importanti sarà sapere a fondo a chi rivolgerci, e adattare il discorso ai suoi interlocutori. Annunceremo esattamente le stesse notizie a un gruppo di dipendenti come faremmo a un giornalista di economia, ma con convinzione crescente con un messaggio appropriato che soddisfi le aspettative di tutti. Un altro grande principio che deve essere osservato – e spesso trascurato – è quello di concentrarsi sul messaggio da consegnare, evitare ogni evasione e soprattutto rinunciando alla menzogna. La trasparenza deve necessariamente rimanere in vigore.

Comunichiamo sempre

Alcuni principi di base di una buona comunicazione sono spesso trascurati. Ricorda sempre che comunichiamo sempre, anche quando siamo in silenzio. La nostra stessa esistenza è già una forma di comunicazione. Sembra che le parole che pronunciamo rappresentino solo il 10% della percezione del nostro messaggio. Il resto è trasmesso dal non verbale: il nostro atteggiamento, i nostri movimenti, il nostro sguardo o il timbro della nostra voce. È difficile da padroneggiare, quindi ho bisogno di una buona preparazione, e arriverei a citare il serio lavoro preliminare, da solo o con alcuni parenti.

Se usciamo dalla zona di rispetto, la comunicazione perde gran parte della sua efficacia. Dobbiamo essere “con” la/e persona/e per mantenere la qualità dello scambio, non “contro di loro”. Spesso tendiamo ad essere testardi e ad attenerci a un certo livello di discussione quando il vero problema sta altrove, a volte nei valori o nelle convinzioni. Convinti di avere ragione, ci voltiamo e ci chiudiamo in una discussione di prestigio, futile e inutile, che comunque non ci servirà.

A questo stress si aggiungono gli eventi che permeano la nostra giornata, la quantità e la qualità del sonno che ci siamo concessi, i disagi ormonali o anche aspetti culturali che spesso trascuriamo, e in realtà avremo una grande sfida da superare per ottenere una comunicazione efficace.

Qualche idea da mettere in pratica

Se puoi, scegli tu stesso un momento e un luogo per la tua presentazione o per il colloquio. Ti sentirai come se stessi gestendo la situazione e diventerai più efficiente. Non dimenticare mai che il nostro cervello ha bisogno di ossigeno per funzionare correttamente e i benefici di una buona respirazione sono spesso trascurati. Dai ai tuoi interlocutori tutta la tua attenzione e sentiti libero di scusarti se mostri mancanza di interesse, apprezzeranno la tua franchezza e comprensione. Sii pienamente informato e dai l’impressione di sapere di cosa stai parlando. Non fingere mai di avere la verità se davvero non ce l’hai. Tutto deve essere verificabile e confermabile. Infine, se sei frainteso o se sbagli, sentiti libero di tornare nella zona del rispetto con frasi semplici ed efficaci: “Non è questo che intendevo. Penso di aver commesso un errore, ti prego di scusarmi”. Considera di seguire i risultati del tuo intervento e cercare di ottenere un feedback. Se è negativo, accettalo positivamente e consideralo come un’opportunità di miglioramento.

Una cattiva comunicazione può causare danni a breve, medio e lungo termine. Prenditi tutto il tempo e anche di più per prepararlo bene. È un vero investimento che ti permetterà di guadagnare la fiducia dei tuoi interlocutori. Solo la tua reputazione, competenza e credibilità saranno migliorate. In conclusione, e per sostenere il mio punto, vi do questa frase di Jean-Luc Lagardère, che è stato un meraviglioso presidente e comunicatore: “La comunicazione è una scienza difficile. Non è una scienza esatta. Può essere appresa e coltivata”.