La comunicazione è più di un’arte, è una scienza che si può affinare

(Foto: Bloomberg)

Politica, affari e sport. Ogni giorno i media ci forniscono notizie, le discussioni sono interconnesse e ognuno va alla sua intervista o al briefing con la stampa alla radio e alla televisione. Come te, mi prendo il tempo per istruirmi, e forse come te, sono spesso sbalordito dagli aspetti negativi della scarsa comunicazione e dalla mancanza di profondità di alcuni discorsi e molte affermazioni. Se questo è particolarmente evidente tra alcuni politici, allora questa osservazione è del tutto vera nel mondo degli affari.

Il mondo degli affari non è abituato ai media, cosa a volte temuta. Ma questa paura è spesso giustificata da una certa riluttanza a comunicare in pubblico in generale. Molti imprenditori hanno ancora paura di parlare in pubblico, tenere una conferenza o condurre una riunione. Un ostacolo che può limitare la visibilità delle loro competenze e conoscenze, privandoli probabilmente di molte opportunità di lavoro. Non c’è bisogno di paragonarsi a un grande pulpito o a quegli oratori che hanno il potere di riunire le folle attraverso i loro discorsi… L’asticella è molto alta, ma poche semplici regole, un po’ di buon senso e una buona preparazione saranno sufficienti per il più riluttante a uscire a pieni voti da questo esercizio Difficile.

Oltre a una buona preparazione che ci permetterà di considerare tutti gli scenari possibili, anticipare le domande più precise e avanzare argomenti rassicuranti, soprattutto nel periodo di gestione delle crisi, uno dei passi più importanti sarà sapere a fondo a chi rivolgerci, e adattare il discorso ai suoi interlocutori. Annunceremo esattamente le stesse notizie a un gruppo di dipendenti come faremmo a un giornalista di economia, ma con convinzione crescente con un messaggio appropriato che soddisfi le aspettative di tutti. Un altro grande principio che deve essere osservato – e spesso trascurato – è quello di concentrarsi sul messaggio da consegnare, evitare ogni evasione e soprattutto rinunciando alla menzogna. La trasparenza deve necessariamente rimanere in vigore.

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Comunichiamo sempre

Alcuni principi di base di una buona comunicazione sono spesso trascurati. Ricorda sempre che comunichiamo sempre, anche quando siamo in silenzio. La nostra stessa esistenza è già una forma di comunicazione. Sembra che le parole che pronunciamo rappresentino solo il 10% della percezione del nostro messaggio. Il resto è trasmesso dal non verbale: il nostro atteggiamento, i nostri movimenti, il nostro sguardo o il timbro della nostra voce. È difficile da padroneggiare, quindi ho bisogno di una buona preparazione, e arriverei a citare il serio lavoro preliminare, da solo o con alcuni parenti.

Se usciamo dalla zona di rispetto, la comunicazione perde gran parte della sua efficacia. Dobbiamo essere “con” la/e persona/e per mantenere la qualità dello scambio, non “contro di loro”. Spesso tendiamo ad essere testardi e ad attenerci a un certo livello di discussione quando il vero problema sta altrove, a volte nei valori o nelle convinzioni. Convinti di avere ragione, ci voltiamo e ci chiudiamo in una discussione di prestigio, futile e inutile, che comunque non ci servirà.

A questo stress si aggiungono gli eventi che permeano la nostra giornata, la quantità e la qualità del sonno che ci siamo concessi, i disagi ormonali o anche aspetti culturali che spesso trascuriamo, e in realtà avremo una grande sfida da superare per ottenere una comunicazione efficace.

Qualche idea da mettere in pratica

Se puoi, scegli tu stesso un momento e un luogo per la tua presentazione o per il colloquio. Ti sentirai come se stessi gestendo la situazione e diventerai più efficiente. Non dimenticare mai che il nostro cervello ha bisogno di ossigeno per funzionare correttamente e i benefici di una buona respirazione sono spesso trascurati. Dai ai tuoi interlocutori tutta la tua attenzione e sentiti libero di scusarti se mostri mancanza di interesse, apprezzeranno la tua franchezza e comprensione. Sii pienamente informato e dai l’impressione di sapere di cosa stai parlando. Non fingere mai di avere la verità se davvero non ce l’hai. Tutto deve essere verificabile e confermabile. Infine, se sei frainteso o se sbagli, sentiti libero di tornare nella zona del rispetto con frasi semplici ed efficaci: “Non è questo che intendevo. Penso di aver commesso un errore, ti prego di scusarmi”. Considera di seguire i risultati del tuo intervento e cercare di ottenere un feedback. Se è negativo, accettalo positivamente e consideralo come un’opportunità di miglioramento.

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Una cattiva comunicazione può causare danni a breve, medio e lungo termine. Prenditi tutto il tempo e anche di più per prepararlo bene. È un vero investimento che ti permetterà di guadagnare la fiducia dei tuoi interlocutori. Solo la tua reputazione, competenza e credibilità saranno migliorate. In conclusione, e per sostenere il mio punto, vi do questa frase di Jean-Luc Lagardère, che è stato un meraviglioso presidente e comunicatore: “La comunicazione è una scienza difficile. Non è una scienza esatta. Può essere appresa e coltivata”.

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